14.01.2021

CDI - Assistant de Direction (H/F)

  • CDI
  • France
  • Pantin
  • Assistanat & Administratif
  • Minimum 6 ans
  • Hermès Sellier - Hermès Systèmes d'information

Société


<p>Au sein de l'organigramme général d'Hermès Systèmes d’Information (HSI), le titulaire est rattaché au Directeur des Systèmes d’Information.</p>

Mission Générale


<ul> <li>Les missions de l’assistant doivent contribuer à faciliter l’exercice des missions du Directeur des Systèmes d’Information et du Responsable de Contrôle de gestion & Gouvernance HSI.</li> <li>L’assistant intervient également activement sur des missions de coordination de projets visant à contribuer à la coordination de nouveaux modes d’organisation, de collaboration, de communication au sein du département. Il participe également à l’accompagne l’ensemble de l’équipe HSI et des nouveaux entrants.</li> </ul>

Principales activités


<p><em><u>Missions d’assistanat pour la Directrice des Systèmes d’Information et les membres du Comité de Direction : </u></em></p> <ul> <li>Gérer l’agenda de la DSI et des Directeurs HSI (planification des réunions récurrentes, veille et agilité au quotidien selon l’actualité)</li> <li>Recevoir, filtrer et traiter les appels téléphoniques</li> <li>Recevoir, trier et envoyer le courrier du département</li> <li>Assurer le classement des documents émis et reçus</li> <li>Veiller à un juste approvisionnement de fournitures pour les collaborateurs</li> <li>Veiller à un juste aménagement de tous les bureaux</li> <li>Organiser les déplacements des Directeurs au sein de HSI</li> <li>Mission quotidienne d’alerte sur les deadlines et actions issues des différentes réunions du DSI</li> <li>Organiser et préparer les réunions </li> </ul> <ul> <li>Assurer la mise en page et diffusion des notes officielles, documents, supports de présentation</li> </ul> <ul> <li>Rédiger les documents de synthèse</li> </ul> <p><em><u>Missions de suivi administratif et budgétaire </u></em></p> <ul> <li>Réaliser le suivi budgétaire des frais de service (voyages, réceptions, notes de frais, coûts liés aux réunions d’équipe, petites fournitures de bureau)</li> <li>Saisir dans l’outil de gestion les fournisseurs, commandes et facturation</li> <li>Réaliser le suivi du référentiel de contrats fournisseurs avec les documents administratifs associés</li> <li>Participer au suivi des litiges fournisseurs</li> <li>Assurer le suivi administratif des prestataires et nouveaux collaborateurs au sein de la DSI (badges d’accès, création et mise à jour dans l’outil Drive IT)</li> <li>Contribuer au respect des procédures internes DSI (organisation des réceptions et déplacements, suivi administratif)</li> <li>Recherche d’optimisation des coûts systématique</li> </ul> <p><em><u>Missions transverses : communication, coordination des équipes et intégration des nouveaux collaborateurs</u></em></p> <ul> <li>Organiser les séminaires et réunions :</li> <ul> <li>Préparer les séminaires et réunions au fil des projets HSI (logistique et contenu quand sollicité)</li> <li>Synthétiser et soumettre les propositions d’avancement, de réflexion dans le cadre des réunions</li> <li>Réaliser des présenter (prise de parole en public) de façon créative et innovante les idées et actions ad hoc</li> </ul> <li>Communiquer et coordonner :</li> <ul> <li>Rédiger tous types de communications pour la Direction</li> <li>Créer de nouveaux outils/supports de communication autour des projets</li> <li>Identifier ou proposer des « événements » pour faciliter les échanges (réunion mensuelle, petit déjeuner, déjeuner, intervention)</li> <li>Gérer les mouvements de collaborateurs (aménagements/déménagements)</li> <li>Intégration des nouveaux entrants et suivi.</li> </ul> <li>Assurer une veille permanente sur :</li> <ul> <li>L’actualité/évolution IT : événements, conférences, séminaires, documentation</li> <li>Les nouveaux modes de coopération : visite de start-ups, espaces co-working, lectures sur les nouveaux modes de management.</li> <li>L’environnement au sens large: proposition d’intervenants extérieurs, planification d’événements/activités</li> </ul> </ul>

Finalités du poste


<p><strong>Critères de performance:</strong></p> <p>Qualité et permanence de l’information transmise au Directeur</p> <p>Rigueur du travail administratif fourni et qualité de l’organisation</p> <p>Harmonie et qualité des relations avec ses interlocuteurs internes et externes</p> <p>Pertinence et dynamisme dans la prise d’initiatives. Curiosité et créativité</p> <p>Sens et excellente pratique de la communication</p> <p>Leadership & discrétion</p>

Profil du candidat


<p>- Expérience significative dans un poste similaire</p> <p>- Sens du service, adaptabilité et souplesse</p> <p>- Gestion des priorités, respect des délais, très bonne organisation</p> <p>- Rigueur et qualité du travail fourni</p> <p>- Sens des initiatives (recherche de solutions, …) et de la convivialité</p> <p>- Discrétion quant aux informations confidentielles</p> <p>- Très bonne présentation, qualités de communication</p> <p>- Maîtrise avancée des outils informatiques (PowerPoint, Excel, Word)</p> <p>- Anglais courant indispensable</p>