31.01.2021

CDD - Assistant(e) de Direction Bilingue - John Lobb

  • CDD
  • France
  • Paris
  • Direction Générale
  • Minimum 6 ans
  • John Lobb SAS

Société


<p><em>Depuis 150 ans, John Lobb Bootmaker maintient l’exigence et le savoir-faire unique de son fondateur dans la création de chaussures et de bottes masculines fabriquées à la main.</em></p> <p><em>Le service Bespoke est ainsi toujours offert par l’atelier parisien, désormais installé au 32 rue de </em><em>Mogador. </em></p> <p><em>Parallèlement, les collections prêt-à-porter conservent les qualités essentielles du sur-mesure au travers d’un processus de fabrication à la main pour chaque paire de souliers.</em></p> <p><em>S’adressant désormais à une clientèle internationale, elles reflètent à la fois une élégance intemporelle et un art de vivre contemporain.</em></p>

Mission Générale


<p>John Lobb recherche un(e) Assistant(e) de Direction Bilingue, afin d’offrir un support efficace à l’activité internationale du Directeur Général de John Lobb.</p> <p>Ce poste comprend également la gestion des Services Généraux pour le site de Mogador (30 personnes) ainsi que diverses missions ponctuelles, notamment dans le domaine de la communication et de l’événementiel.</p> <p>L’Assistant(e) de Direction assurera un support bilingue aux activités du DG.</p> <p>Outre ses missions d’assistanat et de secrétariat, l’Assistant(e) de Direction prendra en charge les Services Généraux dans un rôle d’Office Manager pour le site de Mogador et fera le lien avec les équipes techniques d’Hermès.</p> <p>Certaines missions ponctuelles de type études et recherches ou opérations liées à la communication interne et externe pourront lui être confié(e) dans une logique de service et de coordination, notamment en lien avec les équipes basées en Angleterre.</p> <p>Plus largement, il/elle saura efficacement assister toute l’équipe sur la gestion des déplacements et sera un maillon central de la vie du bureau.</p>

Principales activités


<p>ASSISTANAT DE DIRECTION BILINGUE</p> <ul> <li>Gérer l’agenda, rendez-vous et déplacements du Directeur Général.</li> <li>Anticiper la gestion des événements et autres RDV récurrents en France et à l’étranger.</li> <li>Préparer et organiser les RDV et réunions : dossiers, ordres du jour, compte-rendu.</li> <li>Gérer les courriers et courriels avec rédaction de projets de réponse.</li> <li>Préparer et formaliser des présentations créatives, animées et illustrées (PPT etc.), dossiers stratégiques et budgétaires présentés par le DG.</li> <li>Mettre à jour, classer et archiver les dossiers.</li> <li>Coordonner les déplacements des autres membres de la Direction si nécessaire.</li> <li>Etablir les notes de frais du DG et en assurer le suivi.</li> <li>Mettre à jour les bases de contacts du DG, tableaux de manifestations annuelles.</li> </ul> <p>SOUTIEN A L’ACTIVITE DU SITE</p> <ul> <li>Assurer la gestion/distribution des Tickets Restaurants grâce au logiciel de congés et à un suivi consolidé des déplacements des collaborateurs de l’équipe.</li> <li>Gérer les déplacements des collaborateurs de John Lobb et visiteurs, grâce à l’application Traveldoo, et assurer les demandes de visas.</li> </ul> <p>ACCUEIL</p> <ul> <li>Accueillir toute personne qui se présente sur le site et/ou qui a RDV avec un collaborateur, lui présenter si besoin l’activité et l’orienter vers le bon interlocuteur.</li> </ul> <p>SERVICES GENERAUX / OFFICE MANAGER</p> <ul> <li>Commander et gérer les fournitures et autres matériels/outils de travail pour l'équipe et s’assurer de la bonne gestion des stocks</li> <li>Gérer les besoins en papeterie : papier à en-tête, cartes de visite, etc…</li> <li>Gérer l’accès au site ainsi que le stock de clefs et badges pour l’équipe.</li> <li>Suivre, contrôler et donner les instructions aux services généraux et à la sécurité, ainsi qu'aux sociétés externes prestataires de service : ménage, gardiennage, sécurité, maintenance informatique/bureautique.</li> <li>Suivre les budgets de dépenses en lien avec le Contrôle de Gestion.</li> <li>Valider les factures ayant trait aux services généraux et au site (électricité, téléphone, Poste).</li> <li>Coordonner le Comité de Site, rédiger l’ordre du jour et le compte-rendu, assurer le suivi des actions identifiées.</li> <li>Suivre les problématiques HSE liées au site de Mogador (réglementation incendie, affichages obligatoires etc.).</li> <li>Suivre les envois UPS.</li> </ul> <p>INFORMATION/COORDINATION</p> <ul> <li>Jouer un rôle d’interface/coordination pour la diffusion d’information et/ou de directives auprès des équipes.</li> <li>Diffuser/partager les informations et offres en provenance du CE.</li> <li>Rendre compte au DG de l’avancement des dossiers/missions et remonter les informations relatives à l’équipe dans le cadre d'un point hebdomadaire.</li> <li>Participer à l’organisation des séminaires/autres événements liés à la vie de l’équipe (réunions à l’extérieur, fêtes de fin d’année, de départ, repas…) et acheter les cadeaux liés.</li> <li>Participer à l’accueil et à l’intégration des stagiaires.</li> </ul> <p> </p>

Profil du candidat


<ul> <li><strong>Formation – Expérience</strong></li> </ul> <p>Expérience confirmée (5 ans minimum) en assistanat de direction bilingue, dans un environnement international.</p> <p>Excellente maîtrise des principaux outils bureautiques (Lotus Notes, Word, Excel, PowerPoint) et des outils de téléphonie et de mobilité tels que iPhone et iPad.</p> <ul> <li><strong>Qualités et Compétences</strong></li> </ul> <p>Solides qualités relationnelles</p> <p>Grande capacité d’observation, d’adaptation et de positionnement vis-à-vis de ses interlocuteurs</p> <p>Confidentialité et discrétion</p> <p>Souplesse, anticipation, sens des priorités, proactivité</p> <p>Aisance rédactionnelle parfaite en français et en anglais</p> <p>Précision, rigueur, organisation, polyvalence</p> <p>Sens du service et esprit d’équipe</p> <p>Disponibilité</p> <ul> <li><strong>Langues</strong></li> </ul> <p>Anglais courant (lu, parlé, écrit) indispensable et utilisé quotidiennement.</p> <p>Poste basé Paris, à pourvoir à partir d'avril 2021 pour une durée de 9 mois.</p>