02.02.2021

Assistant(e) de direction - CDI

  • CDI
  • France
  • Paris
  • Assistanat & Administratif
  • Minimum 6 ans
  • Hermès Sellier - Hermès Homme

Mission Générale


<p>Assister la Directrice Artistique de l’Univers Masculin et assurer un rôle de coordination auprès de l’ensemble des équipes associées, dans le fonctionnement de l’activité quotidienne et ce, dans le respect de l’esprit de qualité et de service, garant de l’image et de la marque d’Hermès.</p>

Principales activités


<p><strong><em>1. Assistanat courant</em></strong></p> <ul> <li>Recevoir, filtrer et transmettre les appels téléphoniques</li> <li>Gérer l’agenda et les rendez-vous de la Directrice Artistique</li> <li>Organiser les voyages en France et à l’étranger (gestion de l’application Traveldoo, assurer les demandes de visas…)</li> <li>Rédiger les courriers, mémos et notes internes en français et en anglais, et mettre en forme des présentations sur PowerPoint</li> <li>Réceptionner et répartir le courrier</li> <li>Mettre en place et gérer le classement, rangement, archivage des différents départements</li> </ul> <p> </p> <p><strong><em>2. Office Management</em></strong></p> <ul> <li>Suivre et coordonner les demandes faites aux services généraux et à la sécurité, ainsi qu'aux sociétés externes prestataires de service</li> <li>Commander et gérer les fournitures et autres matériels/outils de travail pour l'équipe</li> <li>Coordonner et suivre avec les Services Généraux la sélection et livraison des repas lors des défilés</li> </ul> <p> </p> <p><strong><em>3. Assistanat dans la préparation des réunions de la Directrice Artistique</em></strong></p> <ul> <li>Organiser toutes les réunions et rendez-vous (dossiers courants, Codir…) : logistique, agenda, ordre du jour, dossier, documents à diffuser, compte rendu</li> <li>Organiser les rencontres Presse et préparer l’ensemble des documents nécessaires en coordination avec le service de presse</li> </ul> <p> </p> <p><strong><em>4. Information et Coordination </em></strong></p> <ul> <li>Jouer un rôle d’interface et de coordination pour la diffusion d’information et directives auprès des équipes.</li> <li>Remonter les informations relatives à l’équipe</li> <li>Mission quotidienne d’alerte sur les deadlines et les actions issues des différentes réunions</li> </ul> <p> </p> <p><strong><em>5. Vie d’équipe et </em></strong><span style="font-size: 14.01px;"><strong><em>événementiel</em></strong></span></p> <ul> <li>Organiser les événements liés à la vie du Studio ou des Responsables de collection</li> <li>Assurer un suivi de la communication interne</li> </ul> <p> </p> <p><strong><em>6. Suivi administratif RH/budgétaire</em></strong></p> <ul> <li>Suivre et valider le remboursement des notes de frais</li> <li>Réaliser le suivi budgétaire des événements liés à la vie des différents départements</li> </ul> <p> </p> <p><strong><em>7. Assistanat personnel</em></strong></p> <ul> <li>Organiser des déjeuners dans le bureau de la Directrice Artistique ou à l’extérieur</li> </ul> <p> </p>

Profil du candidat


<p>- Expérience significative sur un poste similaire</p> <p>- Sensibilité produit et/ou aux univers créatifs</p> <p>- Discrétion et sens de la confidentialité</p> <p>- Sens du service, adaptabilité et souplesse</p> <p>- Gestion des priorités, respect des délais, capacités organisationnelles  </p> <p>- Rigueur et qualité du travail fourni</p> <p>- Sens de la convivialité</p> <p>- Très bonne présentation, qualités de communication</p> <p>- Qualités rédactionnelles en français et en anglais indispensables</p> <p>- Maîtrise des outils informatiques et du Pack Office (PowerPoint, Excel, Word)</p> <p>- Anglais courant nécessaire</p>